Erasmus MC, Zorg
Toestemming gekoppeld aan elk beeld van patiënten en medewerkers, en misbruik van hun foto’s online opgespoord.
Erasmus Universiteit Rotterdam
De organisatie
Erasmus Universiteit Rotterdam bedient duizenden studenten, onderzoekers en medewerkers verspreid over meerdere faculteiten. Foto en video ondersteunen marketing, communicatie, studentenwerving en interne betrokkenheid.
Uitdaging
Wat er moest veranderen
- Toestemming werd op papier verzameld en bewaard.
- Er was geen directe koppeling tussen beelden en toestemmingsregistraties.
- Het was lastig na te gaan wie toestemming had gegeven, en voor welke beelden.
- Het administratieve werk groeide mee met de hoeveelheid content.
- Het intrekken van toestemming bracht meer risico met zich mee dan nodig.
Oplossing
Hoe Verify helpt
- 01
Toestemming gekoppeld aan individuele en groepsfoto’s
Dit was de belangrijkste eis van de universiteit. Van de vier leveranciers op de shortlist konden er maar twee daaraan voldoen. Met Verify worden mensen direct gekoppeld aan de beelden waarop ze staan, ook op groepsfoto’s.
- 02
Eén proces voor de hele organisatie
Toestemming wordt digitaal verzameld en beheerd, met zichtbare rechten en gebruiksbeperkingen. Faculteiten en afdelingen volgen hetzelfde proces.
- 03
Gekoppeld aan het CMS
De integratie met het CMS van de universiteit was vooraf voorbereid. De implementatie verliep met minimale verstoring.
Resultaten
Wat het opleverde
- Een volledig digitale workflow voor toestemming
- Centrale regie binnen een decentrale organisatie
- Minder administratief werk
- Sneller toegang tot informatie over beeldrechten
- Meer zekerheid bij het afhandelen van ingetrokken toestemming
- Een basis voor verantwoord gebruik van AI in beeldbeheer
“Zorg dat je het op orde hebt. Veel organisaties werken nog met papieren processen, waarin er geen duidelijke koppeling is tussen toestemming en de beelden zelf. Zorg voor een systeem waarmee je weet voor welke beelden toestemming is gegeven en waar die beelden worden gebruikt.”
Klantverhalen
