Erasmus Universiteit Rotterdam, Hoger onderwijs
Digitale toestemming voor individuele en groepsfoto’s, gekoppeld aan elk beeld binnen een decentraal georganiseerde universiteit.
Erasmus MC
De organisatie
Erasmus MC is een universitair medisch centrum in Rotterdam. De afdeling Communicatie, inclusief beeldbewerking en employer branding, publiceert beeldmateriaal op de website, in campagnes en op social media.
Uitdaging
Wat er moest veranderen
- Toestemmingsformulieren stonden op verschillende plekken.
- Er was geen automatische koppeling tussen toestemmingscontracten en specifieke beelden.
- Het team had weinig zicht op de geldigheid en de vervaldatum van toestemmingen.
- Verzoeken om toestemming in te trekken kostten tijd om af te handelen.
- Foto’s van medewerkers konden online zonder toestemming worden gebruikt.
Oplossing
Hoe Verify helpt
- 01
Toestemming gekoppeld via gezichtsherkenning
Toestemmingsformulieren worden digitaal opgeslagen. Gezichtsherkenning koppelt de juiste toestemming aan elk beeld waarop iemand staat: patiënten, medewerkers, hoogleraren, bestuursleden en ingehuurde modellen.
- 02
Geldigheid in beeld, beelden geblokkeerd als toestemming afloopt
Het team ziet in één oogopslag of een beeld gebruikt mag worden, houdt vervaldatums in de gaten en krijgt een signaal als verlenging nodig is. Dankzij de integratie met de bestaande beeldbank worden beelden automatisch geblokkeerd zodra toestemming verloopt of wordt ingetrokken.
- 03
Online monitoring
Beelden die in Verify zijn geregistreerd, krijgen een onzichtbaar digitaal watermerk. Zo zijn ze terug te vinden op websites en social media. Wordt een foto van een arts misbruikt om gezondheidsproducten aan te prijzen, dan spoort het team dat snel op.
Resultaten
Wat het opleverde
- Helder overzicht van alle toestemmingen die in Verify zijn geregistreerd en de beelden waarop ze betrekking hebben
- Automatische koppeling tussen toestemmingscontracten en beeldmateriaal
- Snellere afhandeling als iemand toestemming intrekt of de organisatie verlaat
- Misbruik van foto’s van medewerkers online snel opgespoord
- Minder administratief werk voor de afdeling Communicatie
- De werkwijze met Verify werd tijdens een externe audit zeer positief beoordeeld
“Met Verify kunnen we toestemmingen nu centraal beheren en realtime inzien. Als iemand de organisatie verlaat of toestemming intrekt, zien we direct welke beelden het betreft. Dankzij de integratie met onze beeldbank worden foto’s automatisch geblokkeerd zodra de toestemming verloopt of wordt ingetrokken. Daarnaast kunnen we met Verify ongeoorloofd gebruik van onze beelden online opsporen. Tijdens een externe audit werd onze werkwijze met Verify zeer positief beoordeeld.”
Klantverhalen
